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INFORMATIVA IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 del 27/04/2016

La presente Informativa in materia di trattamento dei dati personali illustra come A3 Agenti Assicurativi associati Spa e le sue società collegate e controllate, aventi sede nel territorio dell'Unione Europea (di seguito A3 Spa), raccolgono, utilizzano e divulgano i Dati Personali online e offline in relazione ai servizi offerti ai propri clienti (di seguito "Servizi"). Nella presente informativa, con il termine "Lei", si fa riferimento alla persona i cui Dati Personali (come definiti di seguito) vengono utilizzati da A3 Spa, dai suoi dipendenti, collaboratori o da coloro che interagiscono con i clienti, i loro affiliati o altre terze parti relativamente ai Servizi offerti.

Dati personali
Con “Dati Personali” si intendono tutte quelle informazioni riguardanti direttamente una persona fisica identificata o identificabile. Con tale termine si intendono altresì le informazioni che, raccolte insieme, consentono l’identificazione di un soggetto, nonché Dati Personali crittografati o pseudonimizzati, qualora possano essere utilizzati per identificare un soggetto.
I Dati Personali sono, in particolare:
• nome e cognome;
• data di nascita;
• indirizzo di casa;
• indirizzo email (come nome.cognome@azienda.com);
• numero di telefono o di fax;
• dettagli dell'account e informazioni di contatto correlate;
• numero di identificazione (ad esempio carta d'identità, passaporto, sicurezza sociale);
• dati relativi alla posizione geografica;
• indirizzo IP (Internet Protocol);
• ID cookie;
• immagini fotografiche o video;
• registrazioni telefoniche o elettroniche.


Nell’ambito della fornitura di alcuni Servizi, A3 Spa potrebbe, altresì, venire in possesso di informazioni quali:
• nomi dei titolari effettivi;
• informazioni relative all’occupazione (posizioni dirigenziali ricoperte, partecipazioni azionarie e CV);
• informazioni su normative e altre indagini o eventuali contenziosi a cui Lei è stato soggetto.

Raccolta di dati personali
A3 Spa raccoglie ed elabora i Dati Personali al fine di fornire i Servizi richiesti, o perché giuridicamente obbligata a farlo. Nel caso in cui A3 Spa non ricevesse le informazioni che richiede, potrebbe non essere in grado di fornire i Servizi richiesti.
A3 Spa, i suoi agenti e fornitori di servizi raccolgono Dati Personali in vari modi, tra cui:
• Prestazione di Servizi: A3 Spa può raccogliere Dati Personali attraverso la prestazione di Servizi.
• Modi diversi rispetto alla prestazione di Servizi: A3 Spa può raccogliere i Dati Personali che La riguardano in maniera diversa dalla prestazione di Servizi, ad esempio nel caso in cui Lei si relazioni con A3 Spa prima di operazioni commerciali, quando A3 Spa effettua richieste di offerte o proposte, o partecipi ad una operazione commerciale o accordo contrattuale, qualora Lei sia inserito in un elenco di gruppi di lavoro fornito da Lei o da terzi nel caso di informazioni ottenute da data room correlate all'offerta.
• Altre Fonti: A3 Spa può ricevere Dati Personali da altre fonti, come database pubblici o fornitori di servizi di informazione.

Utilizzo dei dati personali
A3 Spa e i nostri fornitori di Servizi possono utilizzare i Dati Personali per nostri legittimi interessi commerciali, ivi inclusi i seguenti:
• confermare l’autorizzazione dei soggetti firmatari al momento della conclusione di accordi e operazioni commerciali;
• contattare soggetti in relazione a operazioni commerciali esistenti e accordi contrattuali;
• rispondere alle richieste di informazioni e soddisfare richieste dei nostri clienti e/o di terze parti che richiedono tali informazioni, in quanto indispensabili nella fornitura dei Servizi, e per amministrare gli account e gestire le nostre relazioni;
• informare i nostri clienti riguardo a prodotti o servizi che A3 Spa ritiene possano essere di interesse, ivi comprese proposte o offerte di marketing;
• verificare l'identità e/o l’ubicazione di un soggetto (o l'identità e/o l’ubicazione di un rappresentante o agente di un nostro cliente) al fine di consentire l'accesso agli account dei clienti o effettuare operazioni commerciali online;
• proteggere la sicurezza degli account e dei Dati Personali;
a scopo di informazione e gestione delle relazioni e finalità commerciali, compresa l'analisi dei dati, audit, lo sviluppo e miglioramento di prodotti e servizi, l’identificazione delle tendenze di utilizzo e la determinazione dell'efficacia delle campagne promozionali e l’incremento, il miglioramento o la modifica dei nostri Servizi;
• per la gestione dei rischi, la conformità con i nostri obblighi giuridici e normativi, per il rilevamento, la prevenzione e l'investigazione di frodi, tra cui "know your customer - conosci il tuo cliente", antiriciclaggio, conflitti e altri controlli necessari relativamente a clienti in essere e a nuovi clienti, requisiti di analisi e verifica, controlli sui crediti, analisi del rischio di credito, rispetto delle procedure o delle regole sanzionatorie e reporting fiscale;
• rispettare le leggi e i regolamenti (compresi eventuali orientamenti giuridici o regolatori, codici o pareri legali) e conformarsi ad altre procedure di legge e prescrizioni di legge (compresa qualsiasi politica interna basata su o che rispetti orientamenti giuridici o regolatori, codici o pareri legali);
• fornire e adempiere ai nostri obblighi in relazione ai Servizi o comunque in connessione all’adempimento delle istruzioni ricevute;
• per inviare informazioni amministrative ai clienti, come modifiche ai nostri termini, condizioni e politiche.

Si prega di considerare che i Dati Personali raccolti da A3 Spa per soddisfare gli obblighi legali e normativi relativi alla prevenzione in materia di antiriciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo vengono trattati solo in relazioni a tali scopi, se non diversamente consentito o concordato.

Periodo di conservazione
A3 Spa conserverà i Dati Personali per tutto il tempo necessario o consentito alla luce degli scopi per i quali sono stati ottenuti. I criteri utilizzati per determinare i nostri periodi di conservazione comprendono:

(i) il periodo di tempo in cui A3 Spa intrattiene una relazione continuativa con il nostro cliente e fornisce i Servizi;
(ii) se esiste un obbligo legale a cui A3 Spa è soggetta;
(iii) se la conservazione è consigliabile alla luce della nostra posizione legale (come per quanto riguarda le leggi applicabili delle limitazioni, contenziosi o indagini normative).

Divulgazione dei dati personali
I Dati Personali possono essere comunicati a terzi in relazione con i Servizi forniti da A3 Spa. I destinatari di tali informazioni dipendono dai Servizi che vengono forniti. Fatte salve eventuali restrizioni in materia di riservatezza che A3 Spa ha espressamente concordato con il nostro cliente o altre parti dell’operazione commerciale, tali divulgazioni potrebbero riguardare:

• società collegate a o controllate da A3 Spa per le finalità descritte nella presente Informativa (di seguito "Collegate");
• fornitori di servizi di pagamento, servizi bancari e di comunicazione, compresi istituti finanziari o intermediari con cui A3 Spa può intrattenere rapporti commerciali, ivi incluse banche, assicuratori, riassicuratori, broker assicurativi e altri fornitori di servizi in relazione alle operazioni commerciali;
• nostri fornitori di servizi di terze parti che forniscono servizi come hosting di siti Web, analisi dei dati, elaborazione dei pagamenti, IT e fornitura di servizi correlati, servizio clienti, servizi di invio email, auditing e altri servizi;
• esperti e consulenti esterni (inclusi consulenti legali esterni, revisori contabili e consulenti fiscali);
• fornitori terzi di servizi di archiviazione (inclusi fornitori di servizi di archiviazione e archivi di documenti);
· operatori terzi di servizi privati o comuni di comunicazione o fornitori di strumenti di trasmissione dati, fornitori di time sharing e servizi di posta o corriere;
• controparti, venditori e beneficiari e altre entità collegate al nostro cliente (inclusi i clienti sottostanti, i debitori, gli investitori e/o altri soggetti collegati);
• altre persone come concordato con il nostro cliente o come richiesto o espressamente consentito dalla legge applicabile.

La comunicazione di Dati Personali che A3 Spa rivolge ai nostri fornitori terzi di servizi, come descritto in questa sezione, sarà soggetta alle condizioni di riservatezza e sicurezza che A3 Spa riterrà appropriate alle circostanze specifiche di ciascuna di tali comunicazioni.

A3 Spa può anche utilizzare e comunicare i Dati Personali, nel caso in cui lo ritenga necessario o opportuno:

a) al fine di conformarsi alla legge applicabile, compresi trattati o accordi con o tra governi nazionali o esteri (ivi inclusa la normativa in materia fiscale), che possono includere normative al di fuori del paese in cui Lei si trova, per rispondere a richieste avanzate da autorità pubbliche e governative, ivi comprese autorità al di fuori del paese in cui Lei si trova, per cooperare all’applicazione delle prescrizioni legislative, regolamentari o di altre simili agenzie o autorità, incluse le autorità fiscali, a cui A3 Spa o le proprie collegate siano soggette o inviino, in ogni caso di qualsiasi paese del mondo, o per altre ragioni di legge o che per altre ragioni possano trasferire i Dati Personali ad agenzie o ad autorità equivalenti in altri paesi;
b) alle autorità di regolamentazione o ai meccanismi di segnalazione approvati che potrebbero trovarsi al di fuori del paese in cui Lei si trova;
c) a tribunali, controparti in giudizio e ad altri, in applicazione di un mandato o di altro procedimento giudiziario, ordine o processo o altrimenti ragionevolmente necessario, ivi incluso nell’ambito del contenzioso, arbitrato e procedimenti simili atti a far rispettare le nostre condizioni, nonché, come ragionevolmente necessario per preparare o portare avanti eventuali contenziosi, arbitrati e/o procedimenti analoghi;
d) al fine di proteggere i nostri diritti, privacy, sicurezza o proprietà e/o quelli delle nostre collegate, Suoi o altri.

Inoltre, A3 Spa può utilizzare, divulgare o trasferire Dati Personali a terzi:

(i) in caso di riorganizzazione, fusione, vendita, joint venture, cessione, trasferimento o altra disposizione di tutte o parte delle nostre attività, assets o azioni (anche in relazione a qualsiasi procedura fallimentare o simile);
(ii) a terzi, come richiesto dai clienti o dai loro rappresentanti.

Servizi di terze parti
La presente Informativa sul trattamento dei Dati Personali non si riferisce – e A3 Spa non è responsabile in tal senso – alle informazioni relative alle informazioni o altre pratiche di qualsivoglia terza parta, incluse terze parti che gestiscono siti Web o servizi a cui sono collegati i Servizi. La presenza di un link ai Servizi non comporta una convalida del sito collegato a un servizio da parte di A3 Spa o delle sue collegate.

Esercizio dei diritti
1. Finalità di utilizzo e comunicazione dei Suoi Dati Personali

È possibile scegliere di cessare l’utilizzo e la comunicazione da parte nostra dei Suoi Dati Personali per scopi marketing:

• Ricezione di comunicazioni elettroniche da A3 Spa: se non si desidera più ricevere in futuro e-mail con finalità di marketing da parte di A3 Spa, Lei potrà scegliere di discriversi contattando il Suo relationship manager o inviando una e-mail all'indirizzo indicato nel paragrafo "Contattare A3 Spa" di cui infra.
• Condivisione delle informazioni personali con le nostre collegate per loro finalità dirette di marketing: qualora Lei preferisca che A3 Spa non condivida in futuro i Suoi Dati Personali con le nostre collegate per loro finalità dirette di marketing, Lei potrà scegliere di rinunciare a tale condivisione inviando una richiesta via e-mail all'indirizzo di posta elettronica al paragrafo "Contattare A3 Spa" di cui infra.
A3 Spa cercherà di soddisfare le Sue richieste non appena ragionevolmente possibile. La preghiamo di considerare che, nel caso in cui si rinunci a ricevere e-mail da parte di A3 Spa con finalità marketing, A3 Spa potrebbe comunque inviarLe importanti messaggi di natura amministrativa e di Servizio o relativi alle operazioni commerciali, per i quali Lei non potrà scegliere di rinunciare alla ricezione.

2. Accesso, modifica o eliminazione dei Suoi Dati Personali

Nel caso in cui Lei desideri modificare, correggere, aggiornare, eliminare, limitare o cancellare i Dati Personali che Lei ha precedentemente fornito a A3 Spa, o nel caso in cui Lei desideri ricevere una copia elettronica dei Suoi Dati Personali per trasmetterli a un'altra società (nella misura in cui questo diritto di portabilità sia previsto dalla legge applicabile), Lei potrà contattare A3 Spa. Le informazioni su come contattare A3 Spa a tal fine sono riportate nella sezione intitolata "Contattare A3 Spa " di cui infra. A3 Spa risponderà alla Sua richiesta in conformità alla legge applicabile.

Nella Sua richiesta, La preghiamo di chiarire quale Dato Personale Lei desideri modificare, se desideri ottenere la soppressione di un Dato Personale dal nostro database o, altrimenti, rendere A3 Spa edotta delle limitazioni che Lei desidera apportare all’utilizzo dei Suoi Dati Personali. Per Sua protezione, A3 Spa può implementare solo richieste in relazione a Dati Personali associati con lo specifico indirizzo email che Lei utilizza per inviare a A3 Spa la Sua richiesta, e A3 Spa potrebbe necessitare di verificare la Sua identità prima di soddisfare la richiesta. A3 Spa cercherà di soddisfare la richiesta non appena ragionevolmente possibile.

La preghiamo di considerare che A3 Spa potrebbe aver bisogno di conservare determinate informazioni a fini di archiviazione e/o per completare operazioni commerciali che abbiano avuto inizio prima della Sua richiesta di modifica o cancellazione. Potrebbero esserci anche informazioni residuali che rimarranno nei nostri database e in altri archivi, che non verranno rimosse.

Giurisdizione e trasferimento transfrontaliero
I Dati Personali possono essere archiviati e trattati in qualsiasi paese in cui A3 Spa disponga di strutture o in cui A3 Spa abbia fornitori di servizi, ivi inclusi gli Stati Uniti d’America. In determinate circostanze, i tribunali, le forze dell'ordine, le agenzie di regolamentazione o le autorità di sicurezza degli altri paesi potranno avere accesso ai Dati Personali.

Informazioni aggiuntive per il SEE
Qualora Lei si trovi all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE): alcuni paesi non facenti parte del SEE sono riconosciuti dalla Commissione Europea come provvisti di un adeguato livello di protezione dei dati secondo gli standard SEE (l'elenco completo di questi paesi è disponibile al seguente link:

http://ec.europa.eu/jCofacetice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.html).

Per i trasferimenti dal SEE verso paesi non considerati adeguati dalla Commissione europea, A3 Spa ha posto in essere adeguate misure, come clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea, al fine di proteggere i Dati Personali. Il trasferimento può inoltre essere effettuato anche in base a contratti a Suo favore o a Sua richiesta.

Le persone fisiche possono inoltre:
• contattare A3 Spa tramite il proprio relationship manager per qualsiasi domanda relativa alla presente Informativa.
• presentare un reclamo all'autorità di vigilanza nel SEE competente per il rispettivo paese o regione.

Aggiornamenti alla presente informativa
A3 Spa potrà di volta in volta modificare la presente Informativa in materia di trattamento dei Dati Personali. L’indicazione "Ultimo aggiornamento" in calce alla presente Informativa in materia di trattamento dei Dati Personali indica la data in cui la medesima è stata revisionata. Tutte le modifiche diverranno effettive nel momento in cui A3 Spa renderà pubblica l’Informativa in materia di trattamento dei Dati Personali revisionata. L'utilizzo dei Servizi successivamente a tali revisioni (o la Sua fornitura continuata di Dati Personali a Coface) implica l'accettazione della presente Informativa in materia di trattamento dei Dati Personali revisionata.

Contattare A3 Spa
La singola unità di A3 Spa è responsabile della prestazione dei Servizi in relazione ai quali sono stati comunicati i Suoi Dati Personali è il soggetto responsabile per la raccolta, l'uso e la comunicazione dei Suoi Dati Personali ai sensi della presente Informativa in materia di trattamento dei Dati Personali.

Nel caso in cui Lei non sappia quale sia l’unità di A3 Spa responsabile della prestazione di tali Servizi o qualora abbia domande in merito alla presente Informativa in materia di trattamento dei Dati Personali, La preghiamo di contattare A3 Spa all'indirizzo privacy@a3spa.it .

Al fine di aiutare A3 Spa la gestire la Sua richiesta, La preghiamo di includere il Suo nome completo e il nome della singola unità di A3 Spa che Lei ritiene stia trattando i Suoi Dati Personali e/o qualsiasi numero di riferimento che Le sia stato messo a disposizione da una singola unità di A3 Spa.

Ultimo aggiornamento: 12/09/2018